Mere tid og bedre psykisk arbejdsmiljø
Indførelsen af Borgerregnskab hos Elmely har reduceret personalets spildtid med papirarbejde og forbedret det psykiske arbejdsmiljø. Medarbejderne er begejstrede over værktøjet og løsningen har skabt gennemsigtighed, som har forbedret relationen til pårørende, værger og revision.
Om Elmely
Elmely i Lindholm er et plejehjem med 49 boliger fordelt på 4 boenheder, heriblandt et større demensafsnit. 35 medarbejdere arbejder hos Elmely.
Stor utryghed ved håndtering af beboerøkonomi
“Når der var regnefejl skulle vi tilbage og gå hele regnskabet igennem – det tog en krig at holde styr på bonner, bilagsnumre og regnefejl”
Hos Elmely er beboerøkonomi i mange år blevet administreret på traditionel vis. Borgernes penge blev opbevaret i kontantkasser og plejepersonalet brugte kassekladder i papirform til at føre regnskab for beboernes betalinger. Når det var muligt, gemte personalet kvitteringer som dokumentation, men mængden af papir var overvældende.
Med den gamle metode opstod ofte regnefejl, som gjorde det nødvendigt at gå hele regnskabet igennem for at finde fejlen. Det var et unødvendigt tidsspild for personalet og nervepirrende, når kasserne ikke stemte. Den manglende gennemsigtighed blandt medarbejdere, ledelse, værge og pårørende skabte mistillid og var en belastning for det psykiske arbejdsmiljø.
“Det var meget utrygt, at alle var under mistanke hvis der manglede penge i kassen og vi ikke kunne finde fejlen. Manglede der en 20’er, kunne vi finde på at tage en fra vores egen pung for at undgå tanken om at blive konfronteret af medarbejdere, pårørende eller ekstern revision. Det gav et dårligt psykiske arbejdsmiljø.”
Nem opstart på trods af "IT-forskrækkelse"
Da Borgregnskab skulle tages i brug var erfaringen med IT hos Elmely meget blandet og nogle medarbejdere havde skepsis for forandringen. Under opstartsfasen assisterede 9kt og Elmely’s medarbejderne var positivt overrasket over, at Borgerregnskab viste sig at være enkelt at bruge og pålideligt over tid.
Sådan bruges Borgerregnskab
Efter indførelsen af Borgerregnskab hos Elmely, bruger personalet iPads til at holde styr på borgernes penge. Borgerregnskab bruges primært til kontantkasser, men har også vist sig at være en hjælp til dokumentation af bankkonti.
“Borgerregnskab er jo næsten idiotsikker. Modsat mange af vores andre IT-systemer er det nemt at bruge og der bliver ikke lavet en masse ting om hele tiden.”
Når en medarbejder registrerer en betaling, assisterer værktøjet med matematikken og den digitale indtastning sikrer, at utydelig håndskrift ikke er årsag til differencer. Dokumentation for hver betaling klares i løbet af få sekunder, ved at tage et billede af kvitteringer eller de købte varer med mobilenhedens kamera.
Historikken for hver konto er tilgængelig på både PC og mobilenheder. Det gør det nemt for både ledelse, medarbejdere, værge, revision og pårørende at se, hvornår pengene er brugt og på hvad.
Resultater
Skiftet til Borgerregnskab var smidigt og værktøjet anses som pålideligt og let at anvende.
Medarbejderne er siden ibrugtagelsen blevet trygge ved håndtering af beboerens økonomi. Der har efter indførelsen ikke været situationer, som har givet anledning til mistanke og personalet spilder ikke længere tid på unødvendige regnskabsøvelser og papirhåndtering.
Fordi kvitteringerne opbevares digitalt i Borgerregnskab, er der ikke længere papirdynger at holde orden i. Kvitteringerne falmer ikke og kan altid printes fra værktøjet.
Borgerregnskab har skabt gennemsigtighed, som gør at ledelse, medarbejdere, værge og pårørende kan se, at det er styr på sagerne. Det har medført, at personalet ikke længere frygter, at blive anklaget for at stjæle af borgernes penge og tanken om uanmeldte revisionsbesøg er ikke længere en tilbagevendende bekymring.
“Efter at vi er begyndt at bruge Borgerregnskab er det blevet trygt at håndtere borgernes penge. Kasserne stemmer altid og alle er glade for at der er styr på det.”
